山东工艺美术学院人物档案管理办法

                                   第一章  总  则
  第一条   为了铭记历史业绩，弘扬有关人物在教学科研工作和学校建设与发展中做出的突出贡献，维护人物的历史地位，促进学校的教学、科研和人才培养，增进学术文化交流，依据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》的规定，山东工艺美术学院档案室决定设立“人物档案库”，专门收藏山东工艺美术学院有关人物的档案资料。为加强和规范人物档案资料的收集、管理和利用，特制定本办法。
  第二条  本办法所称“人物”是指在某一学科、领域做出过重要贡献，产生较大影响的在山东工艺美术学院工作或活动过的人物。主要包括：
（一）在编在职、从事美术、艺术设计及相关理论学科教学和研究工作的正教授；
（二）已经离退休、曾在我校从事美术、艺术设计及相关理论学科教学和研究工作的教授。
  第三条  本办法所指的“人物档案”是指人物在长期教学、科研工作中形成的、具有保存、利用价值的、不同载体的各种文字、声像材料和实物。
  第四条  人物档案工作实行学校档案室统一管理的原则，确保人物档案的完整、安全与有效利用。
    学校档案室负责全校人物档案工作的规划、收集、保存和管理。

                                    第二章  收  集
  第五条  人物档案的收集原则：人物在教学、科研工作中形成的，真实反映其学术贡献的，具有查考、利用价值的各种载体的材料均应收集归档。
  第六条  人物档案的收集内容：
（一）在省级及以上美术与设计综合展览、单项展览中获奖的作品，包括作品原件与获奖证明原件；
（二）在省级及以上报纸、专业期刊、综合类核心期刊上发表的作品原件；
（三）出版的专著、画册、主编（含副主编）的教材；
（四）在公开出版的报纸、刊物、论文集发表的论文、调研报告、艺术评论等；
（五）在国内外学术会议交流的论文、研究报告；
（六）主持（或作为主要参加人）完成的科研项目，包括项目批文、项目内容简介及项目主管部门的鉴定验收材料；
（七）为社会、企事业单位设计或制作的、有较大社会影响的作品，包括作品的作品原件、图片、内容简介及被采用的证明材料；
（八）专利，包括有关专利的成果简介、鉴定材料、授权证明等；
（九）参加国内外重要学术及文化活动的材料；
（十）社会对人物研究、评价的资料；
（十一）人物社会兼职及学术兼职的材料（聘书）；
（十二）人物获得的荣誉称号的证书；
（十三）记录人物形象、成就和贡献的图片、录音、录相资料；
（十四）其他有保存价值的档案资料。
   第七条  人物档案的收集形式：
（一）依据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》及其他法规进行收集；
（二）有关教学、科研单位依据国家规定向学校档案室移交人物档案；  
（三）档案所有者向学校档案室捐赠、寄存人物档案资料；
（四）对散存在校外的人物档案进行征购、复制或交换；
（五）学校档案室与档案所有者商定的其他收集方式。
  第八条  学校档案室收集人物档案时应与移交单位或个人办理交接手续，填制清单一式两份，学校档案室与移交单位或个人各执一份。
  第九条  单位、个人向学校档案室移交、捐赠人物档案时，学校档案室向移交、捐赠者颁发移交或捐赠证书。
  第十条  向学校档案室寄存的人物档案，学校档案室与档案所有者或其代理人签订寄存协议，并颁发寄存证书。
  第十一条  人物档案所有者向学校档案室出售人物档案，学校档案室要与出售人签订购买协议。

                                 第三章  整理与鉴定
  第十二条  人物档案的整理原则是：遵循人物档案形成的客观规律，保持文件材料之间的内在联系，真实反映人物教学、科研工作的本来面貌，便于保管和利用。
  第十三条  人物档案的整理方法:
（一）人物档案的整理应当分类清楚，组卷合理，排列有序，装订整齐；
（二）以人物划分全宗，全宗内采用“问题—年代”分类法；
（三）人物档案按类组卷。根据每类档案材料的多少结合其形成时间组成一个或若干个案卷。组卷应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系；
（四）案卷内档案材料和案卷的整理，参照《山东省文书档案工作规范》执行；
（五）人物档案中的照片、影片、录像带、录音带的整理，参照国家规范执行。
  第十四条  学校档案室应组织专家组对征集到的人物档案进行鉴定审查。

                                 第四章  保  管
  第十五条  人物档案的保管期限应确定为永久。
  第十六条  山东工艺美术学院档案室内设人物档案库，专门保管全校人物档案。
  第十七条  山东工艺美术学院档案室应定期检查人物档案的保存状况，对破损、变质的档案及时修复或复制。
  第十八条  山东工艺美术学院档案室应建立人物档案数量、质量统计制度，每年对档案的接收、调阅等情况进行登记、统计。

                                 第五章  权益与责任
  第十九条  人物档案形成者或捐赠者有权了解人物档案的整理、保管、利用情况，对该档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案室应当维护其合法权益。
  第二十条  人物档案形成者或捐赠者须将新形成或新发现的档案资料，及时送交学校档案室，保持人物档案资料的完整与安全。

                                 第六章  利  用
  第二十一条  档案形成者或捐赠者要求保密或限制使用的，学校档案室将严格按照接收、捐赠手续或寄存协议，在对外提供利用时进行保密或限制使用；上述手续、协议中无明确保密或限制使用条款的，学校将按国家规定和实际需要向社会提供利用。
  第二十二条  利用人物档案的单位和个人，应当确保档案完整与安全，不得拆取卷内文件，不得在案卷上涂改、批注、加字、勾画和剪裁，不得私自复制。
  第二十三条  人物档案的利用形式：
（一）向有关单位提供人物档案；
（二）与有关单位或个人联合开展人物档案学术研究；
（三）配合宣传教育及其他纪念活动，举办人物档案展览；
（四）为专家、学者的研究提供咨询与服务。

                                 第七章  奖励与处罚
  第二十四条  学校对在人物档案工作中做出显著成绩，或者捐献重要、珍贵档案的，应依据《中华人民共和国档案法》的规定给予奖励，并颁发证书。
  第二十五条  对故意损毁、涂改、伪造或者擅自复制、提供、公布、出卖人物档案的责任人员，根据档案的价值、数量和情节轻重，依据《档案法》和《山东省档案条例》的规定给予处罚。造成损失的，应当按照规定赔偿损失。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

                                 第八章  附  则
  第二十六条  本办法由山东工艺美术学院档案室负责解释。
  第二十七条  本办法自发布之日起施行。