2012年1月5日下午，院长潘鲁生在长清校区行政会议室主持召开院长办公会，副院长李新、刁在祥、张云龙、苗登宇，院长助理、院长办公室主任王立果出席会议，监察处处长刘跃进列席会议。人事处处长韩世春、财务处处长王玮、保卫处处长张利、基建处副处长杨亚波、网络信息管理中心李广福参加会议。会议就寒假安排、人事工作、财务工作、安全保卫、基建工作、“一卡通系统”等进行了审议。通报如下：
    一、会议听取了关于寒假放假事宜的汇报
    会议通报了关于2012年寒假放假相关事宜的通知。我校自2012年1月16日放寒假，2012年2月27日开学。2月24日教职工报到；2月25日、26日学生报道、注册。
    会议强调，2月上旬学校将开始2012年专业招生考试工作。请有招生任务的部门和师生员工在招生办公室的统一布置安排下提前返校，做好学校的专业招生考试服务工作。请全体教职员工手机保持开通状态，以便及时联络。
    会议强调，根据省委、省政府办公厅文件要求，假期期间各高校要安排相关人员24小时值班带班，不得擅离岗位并实行责任追究制。在长清校区值班的校领导和处级干部务必按时到岗，认真做好值班工作，不得擅离岗位或无故缺岗。到岗后应主动向带班领导电话报告。学生处、教务处、后勤管理处、保卫处、基建处、美术馆、博物馆及各二级学院要根据学校总体安排落实好各自重要岗位的假期值班工作，保管好物品、设备。
    各部门、单位要在放假前组织本部门的安全检查，消除安全隐患。对于检查发现的安全隐患要及时整改，不能立即整改的要采取有效措施，制定紧急预案，确保安全。
    二、会议审议了关于人事工作的汇报
    会议审议了关于发放春节过节费和发放值班补助费的方案。会议建议根据学校财力情况，争取进一步提高广大教职员工的福利待遇。制定方案，提交党委会研究。
    三、会议审议了关于春节前有关财务情况的汇报
    会议通报了学校化解债务情况和缴费收入情况；审议并原则通过了有关财务支付方案。会议对化解债务、争取贷款和缴费工作的进展，予以肯定。会议要求进一步克服困难、化解问题，加强调研和协调，确保春节期间的平安祥和。
    四、会议审议了关于学校电视监控系统情况的汇报
    会议听取了关于学校电视监控系统情况的汇报，包括监控系统的现状、存在问题和解决方案等。会议审议并原则同意相关整改方案，按照先分后合、统一管理的原则，进一步加强校园监控系统建设。会议要求向有关专家咨询论证，制订统一设计方案之后，然后逐步整改、分步实施。
    五、会议审议了关于二号教学楼验收及交接事宜的汇报
    当前，二号教学楼验收工作顺利开展，已经具备交接、使用的条件。会议确定，由党委副书记裴新锋、副院长刁在祥、苗登宇牵头，召开专题现场协调会，办公室、教务处、基建处、资产处、保卫处、后勤管理处、物业公司等负责人参加，现场协调解决有关问题，推进交接工作顺利进行，促进二号教学楼尽快投入使用。会议还要求，电梯安装工作尽快落实；设备进入、门牌制作、窗帘安装等也统筹安排。
    六、会议审议了关于教工工作餐刷卡设备情况的汇报
    会议审议并原则通过了关于教工工作餐采用“一卡通系统” 刷卡设备的方案。审议并原则通过了有关经费预算方案。会议指出，要进一步全面发挥“一卡通系统”在就餐、图书借阅、超市购物、班车乘车、考勤、门禁系统、用水、洗浴等方面的使用功能。
    会议还通报了其他事宜。