根据潘鲁生院长近期视察长清校区有关要求，9月11日，教务处在长清校区建设指挥部会议室召开了长清校区实验室建设协调会。会议由教务处董占军处长主持，基建处张军波处长、视觉传达设计学院赵进副院长、工业设计学院王向勤副院长、服装学院徐思民院长、造型艺术学院陈飞林院长、现代手工艺术学院段建华副院长、数字艺术与传媒学院王传东副院长以及教务处相关人员参加了会议。
会上，基建处张军波处长介绍了实验区的建设施工情况，并对当前面临的问题提出了解决的方案。为适应不同实验室对实验环境的要求，基建处将对各实验室进行有针对性的施工。目前地面、门窗、排气等前期工程已经接近尾声，水电等后期完善工程也将陆续进行。工程完成后，位于教学一号楼的实验二区将启用，包括书籍装帧设计实验室、印刷实验室、模具加工与产品成形实验室、纤维与染织艺术实验室、服装设计与工程综合实验室、建筑与景观设计实验室、壁画与综合材料实验室等十几个实验室将投入使用。
随后，与会人员就工程进度等问题进行了讨论。教务处董占军处长就各实验室的具体规划提出几点建议：一、为了尽早的使实验室投入使用，在前期工程完成之前，各学院针对具体情况尽快对实验室的水电等实验环境提出具体要求，意见汇总后进行施工。二、各教学单位根据实际需要提出设备需求清单，将具体数量和要求提供给教务处实验室管理科；对实验室的工作台进行统一设计，作品陈列架统一购买。三、对于2006-2007年度的实验设备采购董占军处长提出，由于某些实验室设备的特殊性，将由国资办、教务处汇同具体使用部门组成专门的采购小组，进行采购。其他的大型设备适合政府招标采购的上报国资办进行政府采购。之后，董占军处长就实验室管理队伍等有关问题与各教学单位交换了意见。
会议结束后，董占军处长、张军波处长、王传东副院长到多功能厅现场查看了空间使用情况，并就有关技术问题进行了现场分析。根据各教学单位提出的具体问题，教务处、基建处和各教学单位将于9月13日（周三）再次召开现场协调会，力求在最短时间内使实验室投入使用。