山东工艺美术学院新校区建设全过程跟踪审计实施意见
鲁工美院字[2005]20号

    为了加快山东工艺美术学院长清新校区建设，加强对新校区建设的审计监督工作，根据上级有关部门的要求，学院决定对新校区建设实施全过程跟踪审计。
在新校区建设实行全过程跟踪审计，就是通过邀请招标等形式，择优选择几家资质好、信誉高，审计队伍力量强的社会中介机构在新校区基本建设工程项目立项时就提前介入，到最终财务决算结束的一系列环节进行全过程审计工作。
实施全过程跟踪审计，这将有利于维护新校区基本建设各项工作纪律的严肃性，提高基建投资效益和工程项目质量，防止国有资产流失，同时对于加强廉政建设、防止不正之风、反对腐败具有重要意义。
院审计室针对我院长清新校区基本建设项目特点拟提出以下具体实施意见：

    一、基本要求
审计室派出基建审计人员与社会中介机构审计人员，经常深入施工现场，加强与学院新校区基建人员、工程项目监理的联系，及时搜集资料，必要时进行现场拍照，以确保实施全过程跟踪审计工作的顺利进行。
 
    二、坚持公开招标制度
（一）新校区新建主体工程、设备及大宗材料采购必须经过公开招标，新校区招标办公室负责具体事务，学院基建、纪委、监察、审计、财务等有关部门参加招标会议。
（二）根据《山东工艺美术学院新校区建设工程设备材料等招标办法（试行）》（鲁工美院字[2004]33号）等有关文件精神，新校区基建工程必须进行邀请招标或议标（邀请或议标的单位不少于3家）；招标管理工作须按规定进行。
（三）凡进行公开招标、邀请招标、议标等活动，必须建立《基建工程招标原始登记表》作为审计部门进行经济合同审签的依据。

    三、经济合同的审签
（一）为了加强对经济合同的审计，新校区指挥部各部门在与设计单位、施工单位、供货单位签订经济合同时，应征求审计室的意见，必要时审计室派人参加。
（二）建设工程的勘察、设计、施工、设备材料采购和工程监理都要依法按程序订立合同，各类合同都要全面、严密、具体、有明确的履约担保和违约处罚条款。违约方要承担相应的法律责任。
（三）施工前，新校区指挥部要与施工单位签订《建设工程施工合同》；材料采购前，材料部必须与供货单位签订《材料采购合同》，防止以后引起不必要的纠纷。
（四）建设项目在委托设计时，要在确保不违反设计规范标准的前提下控制经济指标，防止设计浪费。与地勘、设计、监理、公用事业等单位签订的经济合同应做到合法合规，收费合理。
（五）新校区指挥部各部门报送审计室审签的经济合同封面应附上《基建工程招标原始登记表》、《材料采购原始登记表》。根据工程造价，材料采购额度应进行而没有进行公开招标、邀请招标或议标的经济合同审计室不予审签。

    四、材料采购的审计
（一）施工计划实施后，材料部应及时将甲供材料采购计划、清单报送审计室及我院委托的社会中介机构。
（二）根据《山东工艺美术学院大宗物资设备采购管理办法》（鲁工美院字[2003]82号）、《山东工艺美术学院新校区建设工程设备材料等招标办法（试行）》（鲁工美院字[2004]33号）及《山东工艺美术学院长清新校区基本建设通用性材料的计划、采购供应、付款方法（试行）》等有关文件规定，一切甲供材料由我院长清新校区材料部在新校区指挥部及招标领导小组的领导下统一采购。根据文件规定，坚持严格的招标制度，大宗材料必须公开招标。包括：钢材、木材、水泥、铝合金门窗、瓷砖（包括地砖，内、外墙砖）、石材、暖气片、配电柜（箱）、电线、上下水管材、卫生洁具、防水材料、外加剂、电缆、消防器材、灯具等。粉刷（内外墙涂料）、防水等工程项目甲乙双方协议，一次包死，以质论价，按每平方米价格计算。甲方应由新校区指挥部各有关部门、监察室、审计室共同参加。
（三）招标时现场填写《基建材料采购招标原始登记表》，并将《基建材料采购招标原始登记表》附在采购合同的封面，作为审计室进行审签的依据。
（四）所有材料、工程合同签订后必须归口呈报新校区指挥部总指挥或新校区招标办公室主任审核，批准后实施。
（五）严格控制小额材料的采购。无法进行招标而采购小批量工程材料，必须经市场调研，由长清新校区材料部等有关部门共同实施，报新校区指挥部总指挥批准。
（六）甲方委托乙方采购的材料，其品牌、厂家、价格等必须事先由甲方（材料部、施工部、）同意、签字生效。材料采购必须有原始票据、材料部、施工部签章（甲方原则上不委托乙方采购的材料）。乙方采购的材料无定额价按当期的《市场造价信息》确定。
（七）材料付款应严格按《山东工艺美术学院新校区基本建设财务管理办法（试行）》（鲁工美院财字[2004]2号）执行。以便于审计室进行审计监督。

    五、施工准备阶段的审计
（一）  为了便于审计室及我院委托的社会中介机构掌握三通一平基础工程第一手资料，保证审计质量，施工现场在进行场平之前，新校区施工部及时通知审计室及我院委托的社会审计中介机构派人到现场踏勘，并提供施工现场地貌图，以便于准确地进行工程审计。
（二）新校区材料部将工程项目甲供材料费用清单报送审计室，以便在审计时及时扣除甲供材料款，防止工程费用超支。
（三）施工单位提交工程预算后，新校区施工部及时报送审计室一份，审计室及委托的社会审计中介机构进行工程造价预算审计。
（四）工程施工图纸，施工部应及时报送审计室及委托的社会中介机构，便于审计人员尽快熟悉图纸，提高审计工作准确性。

    六、基建施工签证工作的审计
为保证施工过程及时取得合法、真实、完整的签证资料，便于在竣工决算时进行客观公正，实事求是的结算，对施工中的签证手续做如下规定：
（一）在施工过程中应及时办理现场签证，签证必须有施工单位工程师、工程项目监理、施工部分管该项目的领导和技术员签字有效，一式4份分别由施工单位、工程监理、施工部、审计室保存。
（二）工程量发生变化的隐蔽工程的验收，新校区施工部应及时通知审计室及我院委托的社会中介机构派人到现场察看，以利于跟踪审计。
（三）  现场签证每月随施工月报报送审计室及委托的社会审计中介机构，作为竣工结算审计的依据，过后补办的一律无效。
（四）现场签证必须使用统一的格式，表述要明确，填写必须规范。

    七、支付基建工程款的审计
为保证新校区基建工程的顺利进行，确保工程的质量和建设资金及时到位，严格财务手续和管理制度，防止超付工程款，将工程款的拨付办法和领取手续规定如下：
（一）工程合同签订后，施工单位提交该工程的预算书，由项目监理严格审核确认工程预算造价，送审计室及我院委托的社会委托的社会审计中介机构审计复核，新校区指挥部总指挥批准后按工程总造价的15%支付施工单位预付工程款。
（二）工程开工后，施工单位根据工程进度每月如实编报月报，由新校区施工部审核工程量签字后送项目监理，项目监理严格审核工程量和造价，在确认真实、准确无误后签字盖章，送施工部核实，经审计室委托的社会审计中介机构核查审计并签字盖章，作为拨付进度款的依据，月报留存审计室一份。
（三）施工单位取得审计后的月报，由施工部长按月报工程造价的70-80%签发支付进度款，同时扣除甲供材款，预付的工程款从月进度款中按比例逐月扣回。签发的“山东工艺美术学院工程用款申请单”分别由监理部门、审计部门、新校区指挥部总指挥签字，附月报一并到财务处，按《山东工艺美术学院新校区基本建设财务管理办法（试行）》的规定办理领取工程款手续。
（四）工程款的支付原则：竣工决算后支付给施工单位80%的工程款，余下的20%在3年内付清。

    八、工程竣工后决算审计
建设项目竣工决算审计包括工程竣工结算审计和工程财务决算审计。
工程项目竣工结算审计。主要审核竣工工程项目造价的真实性，准确性，完整性。审计室应积极参与工程项目竣工验收工作，并督促工程项目管理部门及时办理工程竣工结算，提供竣工结算资料。
（一）基建工程竣工后，施工单位在一个月之内向院审计室提交竣工报告、工程决算报告等相关详细资料。
（二）新校区施工部应及时提供下列资料：工程竣工图，工程结算书，工程施工合同，工程监理报告，合同变更签证单，隐蔽工程及工程量签证单，设备、材料价格核定单及调价文件，工程施工过程中对工程造价政策变化的文件，审定的工程预算或招标标底，合同补充内容等。
（三）实施社会中介机构进行审计，提交工程决算审计报告，并根据省教育厅要求，报省教育厅备案。
（四）进行工程决算
　1、新校区根据工程竣工审计结算审核报告，进行工程决算。扣除已付施工单位工程进度款和材料款，计算剩余工程款。根据施工合同，提留质保金，扣20%工程款，办理“工程结算清单”。
  2、财务处根据新校区指挥部“工程结算清单”进行工程款的决算，办理付款手续。
                                                                            2005年4月13日